Ficha de captação de imóveis: modelo grátis em Word e PDF

O que é uma ficha de captação de imóveis?

A ficha de captação de imóveis é o formulário em que o corretor anota tudo o que precisa saber sobre um imóvel e o proprietário no momento da captação. É a base para avaliar o preço, montar o anúncio e não esquecer nada na conversa.

Ela não substitui a autorização de venda ou locação. A ficha é um documento de trabalho seu; a autorização é o documento que o proprietário assina para você poder anunciar.

O que deve ter na ficha de captação?

Uma ficha de captação completa cobre oito blocos: origem do contato, proprietário, identificação do imóvel, características, valores, situação, documentos e próximos passos. O modelo acima segue essa ordem, que é a ordem natural de uma primeira conversa e de uma visita.

1. Origem do contato. Onde você encontrou o imóvel (ZAP Imóveis, Viva Real, Imovelweb, Mercado Livre, indicação, placa), o link do anúncio e quando o proprietário concordou em conversar.
2. Proprietário. Nome, telefone ou WhatsApp, e-mail opcional e melhor horário.
3. Identificação do imóvel. Finalidade (venda, locação ou ambas), tipo e endereço completo.
4. Características. Áreas, quartos, banheiros, vagas, andar, posição solar, ano de construção, conservação e diferenciais.
5. Valores. Preço pretendido, sua estimativa com comparáveis, condomínio, IPTU e se aceita financiamento, FGTS ou permuta.
6. Situação. Ocupação, chaves, se outro corretor já anuncia e se haverá exclusividade.
7. Documentos a conferir. Matrícula atualizada, IPTU, condomínio em dia e planta ou habite-se.
8. Próximos passos. Datas da visita de avaliação, da proposta, da autorização e das fotos.

Quais dados do proprietário pedir na captação e quais deixar para depois?

Na captação, peça só o que você precisa para falar com o proprietário e avaliar o imóvel: nome, telefone e e-mail. CPF, RG, estado civil e endereço residencial ficam para a autorização ou o contrato, quando passam a ser necessários.

Isso segue o princípio da necessidade da LGPD, que limita o tratamento de dados pessoais ao mínimo necessário para a finalidade. Muitos modelos de ficha que circulam pedem CPF e RG logo de saída; este não pede.

Esta tabela é uma orientação prática, não um parecer jurídico.

A ficha de captação substitui a autorização por escrito?

Não. A lei que regulamenta a profissão de corretor de imóveis (Lei 6.530/78, art. 20, III) proíbe anunciar publicamente uma proposta de transação sem autorização por documento escrito.

A ficha organiza a captação; a autorização é o que permite anunciar. Por isso o modelo tem um campo "Autorização assinada" em próximos passos: o imóvel só vai para os portais depois dessa data.

Posso usar esta ficha junto com o modelo do CRECI ou da imobiliária?

Sim. A ficha de captação é um documento de trabalho do corretor, e cada imobiliária costuma ter o seu modelo; este pode substituir o seu ou servir de complemento.

Se você já usa o modelo do seu CRECI regional ou da sua imobiliária, aproveite pelo menos dois blocos deste: a origem do contato, com a data em que o proprietário aceitou conversar, e os dados mínimos do proprietário nesta etapa.

Como preencher a ficha de captação?

Preencha os blocos 1 e 2 no primeiro contato, os blocos 3 a 6 na visita de avaliação e os blocos 7 e 8 antes de anunciar. Assim a ficha acompanha a captação, em vez de virar um questionário de uma vez só.

• No primeiro contato: anote onde encontrou o anúncio, o canal e a data em que o proprietário aceitou conversar. Se ele disser que não quer ser contatado, registre e pare.
• Na visita: confira áreas, estado e situação no local. Leve comparáveis da região para preencher "Sua estimativa".
• Antes de anunciar: confira os documentos, colha a autorização assinada e agende as fotos.
• Se outro corretor já anuncia o imóvel: não siga sem avisá-lo por escrito. O Código de Ética do corretor trata isso como transgressão; veja como captar imóveis sem comprar lista de proprietários.

Ficha em papel, Word ou no celular: qual usar?

Use o formato que você vai realmente preencher na hora: papel na visita, Word se você organiza no computador. O que não pode é a ficha ficar para depois, porque os detalhes da conversa se perdem.

Se você capta pelos portais, parte da ficha pode ser preenchida automaticamente. No InmoQR, o radar guarda o link e os dados do anúncio de proprietário direto, e o contato do proprietário entra com a data em que ele aceitou ser contatado. Veja como funciona a plataforma de captação de imóveis ou crie uma conta grátis.